Wenn ein Ausfall den Dienstplan kippt: So macht AbaPlan die Einsatzplanung einfacher

Montagmorgen, kurz vor acht.

Der Dienstplan für die Woche steht. Zumindest theoretisch.

Dann fällt jemand krank aus. Eine Teilzeitmitarbeiterin kann einen Dienst nicht übernehmen. Eine andere Person ist in den Ferien – und für einen bestimmten Einsatz braucht es jemanden mit der passenden Qualifikation.

Also beginnt die Suche nach Ersatz.

Wer ist verfügbar? Welche Person darf diesen Dienst übernehmen und passt fachlich dazu? Und wen müssen wir anschliessend über die Änderung informieren?

In vielen Unternehmen läuft genau dieser Prozess noch über Excel, Telefon, E-Mail oder Chat. Das funktioniert – aber jede kurzfristige Änderung löst eine kleine Kettenreaktion aus.

Genau hier kann AbaPlan die Personaleinsatzplanung deutlich vereinfachen.

Aus einem Ausfall muss kein Organisationsprojekt werden

Fällt jemand kurzfristig aus, sollte die Planung nicht jedes Mal wieder bei null beginnen.

AbaPlan bezieht Abwesenheiten, Bedarf sowie Fähigkeiten und Qualifikationen direkt in die Einsatzplanung ein. AbaPlan kann die Planung anhand solcher Kriterien zusätzlich automatisch unterstützen.

Das macht die Ersatzsuche wesentlich strukturierter.

Statt zuerst mehrere Listen zu vergleichen, lässt sich schneller erkennen, welche Mitarbeitenden grundsätzlich für einen Einsatz infrage kommen.

Offene Schichten lassen sich direkt ausschreiben, sodass sich Mitarbeitende darauf bewerben können. Mitarbeitende können sich darauf selbständig bewerben. Auch Wunschdienste lassen sich erfassen.

Aus einem hektischen

«Wer könnte am Donnerstag einspringen?»

wird damit ein nachvollziehbarer Prozess innerhalb der Planung.

Diensttausch ohne Nachrichtenschleife

Nicht jede Planänderung entsteht durch Krankheit.

Manchmal kann eine Mitarbeiterin einen geplanten Dienst schlicht nicht wahrnehmen.

Dann beginnt häufig das bekannte Hin und Her: Jemand schreibt Kolleginnen und Kollegen an, sucht eine Vertretung, informiert die Führungskraft und passt anschliessend den Dienstplan an.

AbaPlan unterstützt einen integrierten Diensttausch. Mitarbeitende können einen Dienst zum Tausch freigeben und eine andere Person kann ihn übernehmen. AbaPlan informiert Mitarbeitende über die App direkt über Änderungen am Dienstplan.

Das bedeutet nicht, dass jede Abstimmung verschwindet.

Aber ein einfacher Tausch muss nicht mehr über mehrere Kommunikationskanäle organisiert werden.

Ein Dienstplan ist nur dann hilfreich, wenn alle denselben sehen

Eine der häufigsten Schwachstellen manueller Planung ist banal:

Es existieren mehrere Versionen desselben Plans.

Am Montag wurde eine Datei verschickt. Bereits am Dienstag gab es eine Änderung. Und am Mittwoch arbeitet jemand trotzdem noch mit der ersten Version.

Mit AbaPlan können Mitarbeitende ihren Dienstplan über MyAbacus oder AbaClik einsehen. Zusätzlich bietet der Team-Dienstplan einen Überblick über die Einsätze der Kolleginnen und Kollegen.

Dadurch wird der Dienstplan weniger zu einer Datei, die ständig neu verteilt werden muss, und mehr zu einem aktuellen Arbeitsstand.

Gerade bei Teams mit häufigen Änderungen reduziert das unnötige Rückfragen und Missverständnisse.

Richtig anspruchsvoll wird Planung bei Teilzeit, Schichten und Qualifikationen

Solange alle ungefähr dieselben Arbeitszeiten haben, bleibt Personaleinsatzplanung überschaubar.

Komplex wird es, wenn mehrere Faktoren gleichzeitig zusammenspielen:

• unterschiedliche Arbeitspensen
• Ferien und andere Abwesenheiten
• wechselnde Schichten oder Dienste
• spezielle Qualifikationen
• kurzfristige Ausfälle
• Ruhezeiten und Pausen

Dann reicht es nicht mehr, einfach einen freien Namen in ein Feld zu setzen.

Die richtige Person muss zur richtigen Zeit für den richtigen Einsatz verfügbar sein.

AbaPlan kann Bedarf, Fähigkeiten und Abwesenheiten in die Planung einbeziehen. Gleichzeitig prüft die Lösung bereits während der Planung arbeitszeitrechtliche Vorgaben; Abacus nennt hier unter anderem OR, AZG und L-GAV sowie Regeln zu Überzeiten, Pausen und Ruhezeiten.

Das ist ein wichtiger Punkt.

Ein Konflikt sollte möglichst bei der Planung auffallen – nicht erst nachdem der Dienst bereits geleistet wurde.

Planung und Zeiterfassung gehören oft näher zusammen

Viele Unternehmen haben ihre Arbeitszeiterfassung bereits digitalisiert.

Die Planung davor läuft jedoch weiterhin separat.

Genau hier liegt ein weiterer Vorteil von AbaPlan: Die Personaleinsatzplanung ist in die Abacus-Umgebung integriert und kann unter anderem mit Zeiterfassung, Lohn und HR zusammenspielen. Stammdaten müssen dadurch nicht für jeden Prozess erneut gepflegt werden.

Bei Mitarbeitenden, die konsequent nach Dienstplan arbeiten, können geplante Arbeitszeiten zudem direkt in das In & Out übernommen werden.

Damit stehen Planung und tatsächliche Arbeitszeit nicht mehr völlig getrennt nebeneinander.

Gemeinsam prüfen wir, ob diese Variante zum jeweiligen Arbeitsmodell passt. Genau deshalb sollte AbaPlan nicht einfach «zusätzlich aktiviert», sondern passend zur Organisation eingeführt werden.

Für wen wird AbaPlan wirklich interessant?

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine umfassende Personaleinsatzplanung.

Bei wenigen Mitarbeitenden, festen Bürozeiten und kaum wechselnden Einsätzen wäre zusätzliche Funktionalität möglicherweise unnötig.

Spannend wird AbaPlan dort, wo Planung selbst bereits spürbar Arbeit verursacht:

• Ersatz muss regelmässig gesucht werden
• Dienste werden häufig getauscht
• viele Teilzeitpensen müssen berücksichtigt werden
• nicht jede Person kann jeden Einsatz übernehmen
• Abwesenheiten verändern laufend den Plan
• Änderungen müssen immer wieder an mehrere Personen kommuniziert werden

Dann geht es nicht einfach um einen schöneren Dienstplan.

Es geht darum, weniger Zeit mit dem Organisieren des Dienstplans zu verbringen.

AbaPlan mit uns einrichten

Bei AbaPlan ist für uns besonders wichtig, nicht mit der technischen Einrichtung zu beginnen.

Eine gute Personaleinsatzplanung muss zu den tatsächlichen Abläufen passen: zu den Mitarbeitenden, den Diensten, den Arbeitszeitmodellen, den Qualifikationen und den Verantwortlichkeiten im Unternehmen.

Deshalb betrachten wir zuerst, wie heute geplant wird und wo der grösste Aufwand entsteht.

Manchmal genügt eine überschaubare Lösung.
In anderen Fällen lohnt sich die Verbindung von Dienstplanung und Zeiterfassung.
In manchen Unternehmen lohnt es sich zudem, Abwesenheiten, Qualifikationen und Diensttausch stärker miteinander zu verknüpfen.

Unser Ziel ist, dass ein kurzfristiger Ausfall nicht jedes Mal wieder zu einem kleinen Organisationsprojekt wird.

Wenn Ihre Einsatzplanung regelmässig mehr Zeit kostet als nötig

Vielleicht funktioniert Ihr heutiger Dienstplan grundsätzlich.

Aber jede Änderung bedeutet Telefonate, Nachrichten, neue Dateien und zusätzliche Abstimmung.

Dann lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

In einem persönlichen Vorgespräch besprechen unsere Expertinnen und Experten Ihre Ausgangslage und das passende weitere Vorgehen.

Sprechen Sie mit uns über AbaPlan und Ihre Personaleinsatzplanung.