Abacus Zeiterfassung: Wenn Arbeitszeit einfach Teil des Arbeitstages wird
Es ist Monatsende.
Ein Rapport fehlt. Eine Zeitbuchung stimmt nicht. Jemand fragt nach dem Feriensaldo. Eine Führungskraft muss noch Freigaben erledigen und in der Administration wartet man darauf, dass endlich alles vollständig ist.
Eigentlich geht es nur um Arbeitszeit.
Und trotzdem beschäftigt die Zeiterfassung plötzlich Mitarbeitende, Vorgesetzte und Administration.
Viele Unternehmen kennen diese Situation. Die Zeiterfassung funktioniert grundsätzlich – aber rundherum entstehen immer wieder kleine manuelle Arbeiten.
Genau diese kleinen Arbeiten summieren sich.
Eine moderne Abacus Zeiterfassung kann hier deutlich mehr leisten als nur Kommen, Gehen und Pause.
Zeiterfassung sollte keine zusätzliche Administration erzeugen
Eine gute Lösung fügt sich in den Arbeitsalltag ein.
Mitarbeitende im Büro arbeiten anders als Mitarbeitende im Aussendienst, in der Werkstatt oder an wechselnden Standorten. Entsprechend unterschiedlich kann auch die Zeiterfassung aussehen.
Mit Abacus stehen dafür verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung – beispielsweise über MyAbacus, mobil oder über eine stationäre Zeiterfassung.
Entscheidend ist für uns aber nicht, möglichst viele Varianten einzusetzen.
Entscheidend ist, dass die Lösung zu den Menschen und zum Unternehmen passt.
Denn eine Zeiterfassung ist erst dann gut, wenn sie im Alltag selbstverständlich funktioniert.
Der eigentliche Nutzen beginnt nach dem Stempeln
Arbeitszeit erfassen ist nur der erste Schritt.
Interessant wird es dort, wo Mitarbeitende ihre Saldi selbst einsehen können, Absenzen sauber verarbeitet werden und Führungskräfte die benötigte Transparenz erhalten.
Dann verschwinden nach und nach typische administrative Kleinigkeiten:
- Rückfragen zu Ferien und Zeitsaldi
- separate Listen
- nachträgliche Übertragungen
- fehlende Rapporte
- unnötige Mehrfacherfassungen
Das Ziel ist nicht einfach eine digitale Stempeluhr.
Das Ziel ist ein Prozess, der nach der Erfassung möglichst von selbst weiterläuft.
Symbolische Darstellung einer digitalen Zeiterfassung: Eine Person arbeitet an einem Laptop und Smartphone mit einer allgemeinen Arbeitszeitübersicht, inklusive Arbeitszeit, Absenzen, Leistungen, Spesen und Projekten.
Manchmal beginnt es mit Zeiterfassung – und wird plötzlich viel interessanter
Das erleben wir in unseren Projekten immer wieder.
Ein Unternehmen möchte seine Zeiterfassung erneuern.
Im ersten Gespräch zeigt sich dann beispielsweise, dass Mitarbeitende zusätzlich Leistungen auf Kunden oder Projekte rapportieren.
Vielleicht sollen diese Leistungen später verrechnet werden.
Vielleicht werden Spesen heute separat eingereicht.
Oder die Einsatzplanung der Mitarbeitenden wird zunehmend anspruchsvoller.
Dann lohnt es sich, nicht nur über die reine Arbeitszeiterfassung nachzudenken.
Je nach Unternehmen können beispielsweise Leistungserfassung, Projektverwaltung, Spesen oder AbaPlan sinnvoll mit der Zeiterfassung zusammenspielen.
Ein einfaches Beispiel
Ein Servicemitarbeiter beginnt morgens seinen Arbeitstag und fährt später zu einem Kunden.
Die beim Kunden erbrachte Leistung wird direkt dem richtigen Auftrag zugeordnet. Eine unterwegs entstandene Spese wird ebenfalls digital erfasst.
Am Abend muss daraus nicht nochmals ein separater Rapport entstehen, der später von einer anderen Person übertragen wird.
Informationen werden dort erfasst, wo sie entstehen – und können anschliessend weiterverwendet werden.
Genau solche durchgängigen Abläufe machen Digitalisierung im Alltag spürbar.
Arbeitszeit und Leistung sind nicht dasselbe
Gerade bei Dienstleistungs- und Projektunternehmen gibt es einen wichtigen Unterschied:
Wie lange wurde gearbeitet?
und
Wofür wurde gearbeitet?
Die Arbeitszeiterfassung beantwortet die erste Frage.
Die Leistungserfassung kann zusätzlich zeigen, welcher Kunde, Auftrag oder welches Projekt hinter dieser Arbeitszeit steht.
Werden beide Bereiche sinnvoll miteinander verbunden, entstehen Möglichkeiten für Projektcontrolling, Auswertungen und gegebenenfalls die Leistungsverrechnung.
Aber nicht jedes Unternehmen benötigt dasselbe.
Und genau deshalb setzen wir nicht einfach eine Standardlösung um.
Bei uns beginnt die Einführung mit einem Gespräch
Bevor wir eine Abacus Zeiterfassung konzipieren, möchten wir verstehen, wie Ihr Unternehmen heute arbeitet.
Denn manchmal benötigt ein Kunde tatsächlich nur eine einfache Zeiterfassung.
Bei einem anderen gehören Projekte und Leistungen dazu.
Beim nächsten spielen Spesen eine wichtige Rolle.
Und bei einem weiteren Unternehmen kann beispielsweise eine Personaleinsatzplanung mit AbaPlan interessant werden.
In unserem Vorgespräch geht es deshalb nicht darum, möglichst viele Abacus-Funktionen unterzubringen.
Es geht darum herauszufinden, welche Prozesse sinnvoll zusammengehören und wo sich tatsächlich Aufwand reduzieren lässt.
Erfahrung aus Abacus-Zeiterfassungsprojekten
Unsere Expertinnen und Experten verfügen über Praxiserfahrung mit Abacus-Zeiterfassungsprojekten bis zurück ins Jahr 2018.
Diese Erfahrung hilft insbesondere bei den Dingen, die auf einer Produktübersicht einfach aussehen, im Unternehmensalltag aber entscheidend werden.
Unterschiedliche Arbeitsmodelle, Teilzeit, Ferien, Absenzen, Genehmigungen, Leistungen, Projekte, Spesen oder weitergehende Planung müssen so zusammenspielen, dass die Lösung auch später noch verständlich und praktikabel bleibt.
Unser Anspruch ist deshalb nicht:
möglichst viel Software.
Sondern:
eine Lösung, die zum Unternehmen passt und im Alltag wirklich entlastet.
Vielleicht brauchen Sie keine neue Zeiterfassung – sondern einen besseren Prozess
Vielleicht funktioniert Ihre heutige Lösung grundsätzlich.
Aber daneben existieren noch Excel-Listen.
Spesen werden separat verarbeitet.
Leistungen werden nochmals rapportiert.
Es gibt regelmässige Rückfragen.
Oder bestimmte Abläufe benötigen jeden Monat dieselben manuellen Kontrollen.
Dann lohnt sich ein Blick darauf, wie der Prozess heute einfacher gestaltet werden könnte.
Denn der grösste Vorteil einer modernen Zeiterfassung liegt manchmal nicht darin, was neu hinzukommt.
Sondern darin, was danach nicht mehr gemacht werden muss.
Möchten Sie Ihre Zeiterfassung neu denken?
Ob Neueinführung, Ablösung einer bestehenden Lösung oder Optimierung Ihrer heutigen Prozesse:
In einem persönlichen Vorgespräch klären unsere Expertinnen und Experten gemeinsam mit Ihnen die Ausgangslage und das passende weitere Vorgehen.
Jetzt mit uns über Ihre Abacus Zeiterfassung sprechen
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