Die Zeiterfassung läuft.

Seit Jahren.

Die Mitarbeitenden wissen, wie sie ihre Zeiten erfassen. Die Administration kennt die Abläufe. Die Monatsabschlüsse funktionieren. Grössere Probleme gibt es eigentlich keine.

Also alles gut?

Vielleicht.

Denn während eine Zeiterfassung zuverlässig weiterläuft, verändert sich rundherum oft erstaunlich viel.

Das Unternehmen wächst. Neue Arbeitszeitmodelle kommen dazu. Mitarbeitende arbeiten mobiler. Zuständigkeiten verändern sich. Projekte werden wichtiger. Leistungen werden anders rapportiert. Spesen werden digitalisiert. Neue Standorte oder Teams entstehen.

Und auch Abacus entwickelt sich laufend weiter.

Eine Zeiterfassung, die vor einigen Jahren sehr gut zum Unternehmen gepasst hat, kann deshalb heute noch funktionieren – und trotzdem nicht mehr das Optimum sein.

Genau dann lohnt sich ein neuer Blick.

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«Das machen wir schon immer so»

Dieser Satz fällt in Unternehmen erstaunlich häufig.

Nicht weil Prozesse schlecht organisiert wären.

Sondern weil funktionierende Abläufe selten hinterfragt werden.

Eine zusätzliche Excel-Liste wurde irgendwann benötigt und ist geblieben. Für eine bestimmte Mitarbeitendengruppe gibt es einen Sonderprozess. Eine Auswertung wird monatlich manuell ergänzt. Leistungen werden separat rapportiert. Eine Führungskraft prüft bestimmte Informationen nochmals von Hand.

Jeder einzelne Schritt ist nachvollziehbar.

Nur irgendwann weiss kaum noch jemand, weshalb der Prozess eigentlich genau so aussieht.

Und weil alles funktioniert, gibt es keinen offensichtlichen Anlass, etwas zu verändern.

Dabei steckt gerade in diesen gewachsenen Abläufen häufig viel Potenzial.

Auch bei einer aktuellen Abacus-Version können Prozesse über Jahre unverändert geblieben sein.

Abacus wird laufend weiterentwickelt.

Neue Funktionen, neue Möglichkeiten und neue Verbindungen zwischen den verschiedenen Bereichen kommen hinzu.

Das bedeutet allerdings nicht, dass eine vor Jahren eingerichtete Zeiterfassung automatisch mit diesen Möglichkeiten mitwächst.

Die Software kann technisch aktuell sein.

Die ursprüngliche Prozesslogik kann trotzdem noch aus einer Zeit stammen, in der das Unternehmen ganz anders gearbeitet hat.

Das ist ein wichtiger Unterschied.

Vielleicht wurde die Zeiterfassung damals für 15 Mitarbeitende konzipiert und heute arbeiten 60 Personen damit.

Vielleicht spielte mobiles Arbeiten früher kaum eine Rolle.

Vielleicht gab es damals noch keine ausgeprägte Projektorganisation.

Oder Arbeitszeit, Leistungen und Spesen wurden bewusst getrennt behandelt, weil dies zu diesem Zeitpunkt die sinnvollste Lösung war.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:

«Ist unsere Abacus-Version aktuell?»

Sondern:

«Nutzen wir Abacus heute noch so, wie es zu unserem Unternehmen passt?»

Ein Redesign muss kein Grossprojekt sein

Beim Begriff Redesign denken viele sofort an einen kompletten Umbau.

Das ist nicht unser Ansatz.

Wenn etwas gut funktioniert, gibt es keinen Grund, es nur der Veränderung wegen neu aufzubauen.

Viel interessanter ist es, gezielt hinzuschauen:

Wo entstehen heute unnötige manuelle Arbeiten?

Wo werden Informationen mehrfach erfasst?

Welche Abläufe haben sich über die Jahre verkompliziert?

Und welche Möglichkeiten gibt es heute, die bei der ursprünglichen Einführung noch gar nicht relevant waren?

Manchmal sind es wenige gezielte Anpassungen, die einen spürbaren Unterschied machen.

Ein gutes Redesign ersetzt nicht Bewährtes. Es entwickelt Bewährtes weiter.

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Plötzlich wird aus Zeiterfassung ein durchgängigerer Prozess

Gerade hier wird es spannend.

Vielleicht wurde Ihre Zeiterfassung ursprünglich wirklich nur als Arbeitszeiterfassung eingeführt.

Heute rapportieren Mitarbeitende zusätzlich Leistungen auf Kunden oder Projekte.

Spesen werden separat eingereicht.

Projektleiter benötigen andere Informationen als früher.

Oder die Planung der Mitarbeitenden ist anspruchsvoller geworden und Themen wie Personaleinsatzplanung gewinnen an Bedeutung.

Dann lohnt es sich zu prüfen, ob diese Prozesse heute sinnvoller zusammenspielen könnten.

Ein Mitarbeiter erfasst beispielsweise seine Arbeitszeit.

Während des Tages arbeitet er an verschiedenen Kundenaufträgen. Die Leistungen werden den entsprechenden Projekten zugeordnet. Eine unterwegs entstandene Spese wird ebenfalls digital verarbeitet.

Wenn diese Informationen später nicht nochmals übertragen oder zusammengesucht werden müssen, entsteht der eigentliche Nutzen.

Nicht durch mehr Erfassung – sondern durch weniger Doppelarbeit.

Vielleicht nutzen Sie Möglichkeiten noch gar nicht, die Ihnen längst zur Verfügung stehen

Das passiert sehr schnell.

Ein ERP-Projekt wird abgeschlossen.

Danach kommen andere Prioritäten.

Das Tagesgeschäft läuft.

Und mehrere Jahre später arbeitet man noch immer mit dem Prozess, der damals eingerichtet wurde.

Währenddessen ist die Software weiterentwickelt worden.

Genau deshalb kann es sinnvoll sein, eine bestehende Lösung gelegentlich neu zu betrachten.

Nicht mit der Haltung:

«Was können wir noch alles einschalten?»

Sondern:

«Was würde unseren Alltag heute tatsächlich einfacher machen?»

Vielleicht lautet die Antwort: nicht viel.

Vielleicht zeigt sich aber auch, dass ein Prozess, der seit Jahren selbstverständlich manuell erledigt wird, heute wesentlich eleganter gelöst werden könnte.

Beides ist wertvoll zu wissen.

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Wachstum ist häufig der beste Zeitpunkt für einen Check

Unternehmen verändern sich besonders stark, wenn sie wachsen.

Mehr Mitarbeitende bedeuten häufig auch:

• mehr Teilzeitmodelle
• mehr Führungsebenen
• mehr Genehmigungen
• mehr Standorte
• mehr Projekte
• mehr Sonderfälle
• mehr administrative Abstimmung

Ein Prozess, der mit zehn Mitarbeitenden problemlos funktioniert, kann bei fünfzig Mitarbeitenden unnötig aufwendig werden.

Nicht weil er falsch konzipiert wurde.

Sondern weil sich die Rahmenbedingungen verändert haben.

Eine gute ERP-Lösung sollte mit dem Unternehmen mitwachsen.

Und manchmal braucht es dafür eine bewusste Weiterentwicklung.

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«Es funktioniert» ist gut. «Es passt noch immer» ist besser.

Eine Zeiterfassung darf viele Jahre zuverlässig laufen.

Das ist ein Qualitätsmerkmal.

Aber Unternehmen verändern sich.

Arbeitsweisen verändern sich.

Und die Möglichkeiten der Software verändern sich ebenfalls.

Deshalb lohnt es sich gelegentlich, eine bestehende Abacus Zeiterfassung mit etwas Abstand anzuschauen.

Vielleicht stellen Sie fest, dass Ihre Lösung bereits sehr gut aufgestellt ist.

Vielleicht reichen wenige Anpassungen.

Oder es zeigt sich, dass sich inzwischen Prozesse verbinden lassen, die heute noch unnötig getrennt voneinander laufen.

Es geht nicht darum, möglichst viel zu verändern.

Es geht darum, zu erkennen, wo Veränderung tatsächlich etwas bringt.

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Läuft Ihre Abacus Zeiterfassung schon seit mehreren Jahren?

Dann kann jetzt ein guter Zeitpunkt sein, sie einmal aus heutiger Perspektive zu betrachten.

Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen Ihre Ausgangslage und das passende weitere Vorgehen.

Sprechen Sie mit uns über die Weiterentwicklung Ihrer Abacus Zeiterfassung.